Începând din 2026, legislația românească introduce norme mai stricte pentru eliberarea documentelor solicitate de foștii angajați, iar amenzile pentru neconformare pot ajunge până la 5.000 de lei. Angajatorii sunt obligați să emită rapid adeverința de vechime în muncă, extrasul din Registrul general de evidență a salariaților și decizia de încetare a contractului de muncă, cu un termen maxim de 15 zile lucrătoare de la solicitare. Nerespectarea acestor termene poate avea consecințe financiare drastice, iar controalele din partea inspectoratelor teritoriale de muncă sunt mai frecvente și mai riguroase.
Adeverința de vechime în muncă, document esențial pentru pensionare, șomaj sau angajare ulterioară, trebuie să reflected activitatea desfășurată de fostul angajat, inclusiv durata serviciului, salariul și vechimea în domeniu. În plus, fostul angajat poate solicita și alte documente din dosarul personal, iar angajatorul este obligat să le furnizeze în termen legal. Începând din 2026, aceste documente pot fi eliberate și în format electronic, atât timp cât respectă legislația privind semnătura electronică, reducând astfel birocrația.
Legislația actualizată stipulează clar că, la încetarea raportului de muncă, adeverința de vechime trebuie emisă automat, fără solicitare explicită, pentru a evita întârzierile. În schimb, pentru alte documente, precum copii din dosar sau acte justificative, solicitarea scrisă a fostului angajat rămâne obligatorie. Nerespectarea acestor obligații poate duce la sancțiuni financiare consistente, între 3.000 și 5.000 de lei, pentru angajatori care nu emit documentele în timpul stabilit.
Până în 2026, sancțiunile pentru neeliberarea documentelor sunt deja în vigoare și se pot aplica în urma controalelor efectuare de inspectoratele teritoriale de muncă. Sancțiunile mai mici, între 300 și 1.000 de lei, se aplică pentru alte abateri legate de gestionarea dosarelor și documentelor personale ale salariaților. Aceste măsuri menite să asigure respectarea drepturilor salariaților au fost consolidate pentru a crește responsabilitatea angajatorilor în procesul de gestionare a actelor oficiale.
De ce sunt atât de importante aceste documente? La nivel legal, ele sunt dovada oficială a activității profesionale a fostului angajat, fiind necesare pentru întocmirea dosarului de pensie, solicitarea indemnizației de șomaj sau pentru confirmarea istoricului angajării la un alt loc de muncă. În plus, lipsa acestor acte poate cauza dificultăți în accesarea creditelor sau a altor beneficii sociale, fiind chiar obstacole în relația cu autoritățile statului.
Regulile din 2026 pun accent pe responsabilitatea directă a angajatorilor, inclusiv posibilitatea de a emite documente în format electronic, după cum prevede legislația. Astfel, instituțiile de control acceptă și aceste variante digitale, pentru a eficientiza procesul, atât timp cât semnătura electronică este în concordanță cu cerințele legale. În același timp, autoritățile urmăresc reducerea birocrației și sancționarea rapidă a neregulilor, pentru a asigura respectarea drepturilor salariaților și obligativitatea emitentului de documente.
Cu noile prevederi, angajatorii trebuie să fie conștienți că eliberarea promptă a documentelor nu mai reprezintă doar o obligație administrativă, ci o responsabilitate legală strictă. În cazul în care nu se respectă termenele, sancțiunile pot fi semnificative, iar controalele sunt mai frecvente pentru a preveni abaterile. Astfel, relația între angajat și angajator continuă și după încetarea raportului de muncă, iar întârzierile sau refuzurile pot avea consecințe financiare directe.
Autoritățile de la nivel național au anunțat pentru luna martie un amplu control al procesului de eliberare a documentelor, pentru a verifica respectarea noilor reguli și pentru a aplica sancțiunile prevăzute de lege. Aceste controale vizează în special angajatorii care, până acum, au fost mai lenți în furnizarea actelor către foștii salariați.
Nota redacției Playtech: Acest material are caracter informativ și nu substituie consultanța juridică. Pentru situații concrete, recomandăm consultarea unui avocat sau a unui consilier juridic specializat în dreptul muncii.
